W praktyce musi to więc być osobna teczka, do której pracodawca wkłada — oprócz ewidencji czasu pracy — także inne dokumenty wskazane w rozporządzeniu (zob. zestawienie obok). Przy czym nie ma wymogu, aby dokumenty w takiej teczce były ułożone chronologicznie — choć pewnie warto zachować taki porządek. Nie trzeba też nadawać im numerów i robić wykazu (spisu treści) dokumentów. Nie są to bowiem akta osobowe.

Dokumentacja ewidencyjna może być też być prowadzona w formie elektronicznej. Przy czym musi ona spełniać wymagania wskazane w rozporządzeniu dla dokumentacji prowadzonej w takiej formie (np. osobne zapisanie każdego dokumentu, podpis elektroniczny, dodanie pliku z metadanymi).

Należy drukować ewidencje do dokumentacji ewidencyjnej. Albo — jeśli dokumentacja ewidencyjna jest elektroniczna — należy uznać, że trzeba wykonywać „zrzuty” z programu do takiej dokumentacji. Przepisy nie wskazują jednak, jak często należy dokonywać „zrzutów” lub wydruków z takiej np. elektronicznie prowadzonej ewidencji do teczki ewidencyjnej czy do elektronicznej dokumentacji ewidencyjnej. Najbezpieczniej jest dokonywać tego co miesiąc albo przynajmniej co okres rozliczeniowy.

Uwaga: dokumentacja ewidencyjna powinna być odpowiednio zabezpieczona i przechowywana w odpowiednich warunkach. Pracownik ma prawo zażądać sporządzenia mu kopii takiej dokumentacji.

• Jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy po 1 stycznia 2019 r.?
• Jakie dokumenty należy dołączać do ewidencji czasu pracy?
• Jakie są jeszcze inne – poza ewidencją czasu pracy – rodzaje indywidualnej dokumentacji pracowniczej?
• Jakie mogą być przykładowe wzory ewidencji czasu pracy?

Sprawdź: https://fabrykawiedzy.com/ewidencjonowanie-czasu-pracy-po-zmianach-z-2019-r-plakat.html