W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jednym z kluczowych elementów jest ustalenie zdolności ubiegania się o zamówienie przez poszczególnych wykonawców w wymaganym zakresie. To z kolei następuje przede wszystkim na podstawie składanych przez nich odpowiednich oświadczeń lub dokumentów żądanych przez zamawiającego na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu czy braku podstaw wykluczenia.
W zakresie dotyczącym elektronicznych postępowań kluczowe znaczenie ma art. 10a ust. 1 ustawy Pzp, z którego wynika, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert i oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. e-maila czy systemu teleinformatycznego). Złożenie oświadczeń lub dokumentów, które potwierdzają określone okoliczności, musi zatem odbywać się elektronicznie, w sposób wskazany przez zamawiającego, np. w siwz, przy uwzględnieniu obowiązujących przepisów.
PRZYKŁAD Zamawiający korzysta z miniPortalu UZP i w związku z tym zamieszcza w siwz następujące postanowienie dotyczące sposobu przekazywania przez wykonawcę oświadczeń i dokumentów: „Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów bądź oświadczeń są składane przez wykonawcę za pośrednictwem »Formularza do komunikacji« jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń za pomocą poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail”.
Wykonawca powinien dołożyć należytej staranności, aby zadośćuczynić nałożonemu na niego obowiązkowi, a przez to nie narazić się na negatywne konsekwencje w postaci wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Prawidłowość złożonych dokumentów, a następnie ich skuteczna weryfikacja mogą jednak zostać osiągnięte tylko wtedy, gdy wymagania stawiane wykonawcom są dostatecznie skonkretyzowane, a żądane od wykonawców oświadczenia lub dokumenty prawidłowo wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, siwz lub zaproszeniu do składania ofert.
Tym bardziej więc istotne znaczenie ma zwłaszcza forma składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przez wykonawcę oświadczeń lub dokumentów. Jest ona określona obecnie w dwóch aktach wykonawczych do ustawy Pzp, a mianowicie w:
- § 14 rozporządzenia ministra rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. poz. 1126 ze zm.),
- § 5 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. poz. 1320 ze zm.).
W postępowaniach wszczętych od 18 października 2018 r. obowiązuje nowe brzmienie § 14 rozporządzenia w sprawie dokumentów. Na mocy § 14 ust. 2 tego rozporządzenia dokumenty lub oświadczenia, o których w nim mowa, są składane przez wykonawcę w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Niestety ani przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentów, ani rozporządzenia o elektronizacji oprócz użycia określenia „dokument elektroniczny” nie definiują, czym on jest, co wymusza sięgnięcie do przepisów odrębnych.
WAŻNE! Dokument elektroniczny – w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.) – to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Do stworzenia, odtworzenia, przetworzenia i przekazania takiego dokumentu konieczne jest dysponowanie sprzętem oraz oprogramowaniem informatycznym.
Więcej na ten temat znajdziesz w nowej książce „Najważniejsze aspekty elektronizacji zamówień publicznych. Wnioski z orzecznictwa KIO”. Zawiera ona zarówno szerokie omówienia poruszanych aspektów tematycznych, jak i zwięzłe przytoczenia najważniejszych tez płynących z wydanych wyroków. Uwzględnia także kilka problemów praktycznych.
Odnosi się do zagadnień takich jak:
- Elektroniczna postać pełnomocnictwa
- Elektroniczne oświadczenia i dokumenty
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Elektroniczne wadium
- Proces przygotowania i złożenia oferty elektronicznej
- Wady elektronicznej sesji otwarcia ofert
Książkę kupisz tutaj: https://fabrykawiedzy.com/najwazniejsze-aspekty-elektronizacji-zamowien-publicznych-ksiazka-cd.html
